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Primeros pasos

El flujo principal de Filed OPS es Lead → Cliente → Agenda → Presupuesto → Trabajo → Factura → Pagado. Comience configurando la empresa, el usuario administrador, los servicios habituales y las integraciones necesarias. El Panel destaca lo que requiere acción y la Agenda organiza las visitas y el trabajo de campo.

• Use Crear para añadir cliente, solicitud, presupuesto, trabajo o factura sin salir de la pantalla actual.
• Elija el idioma de la cuenta en Configuración.
• Conecte Google Calendar, Meta, WhatsApp, Google Local Services, Google Ads y Stripe en Apps.

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Clientes

La ficha del cliente centraliza nombre, empresa, teléfono, correo, dirección, idioma preferido e historial. Al crear presupuesto, trabajo, cita o factura, escriba al menos 3 letras para buscar clientes únicamente dentro del tenant actual.

• Use la ficha del cliente para consultar citas, trabajos, presupuestos y facturas relacionados.
• Revise los datos de contacto antes de enviar comunicaciones o cobros.

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Solicitudes y leads

Las solicitudes pueden crearse manualmente o llegar automáticamente desde canales conectados. El CRM guarda origen, datos de contacto, servicio solicitado y mensaje. Use Pipeline para avanzar la oportunidad por calificación, agenda, presupuesto y ganado/perdido.

• Facebook/Instagram y Google Ads pueden crear leads automáticamente.
• Google Local Services puede sincronizar leads y conversaciones de llamadas, mensajes y reservas.
• Convierta el lead en cliente para conservar el historial operativo.

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Agenda

La Agenda incluye vistas Día, Semana y Mes, filtros por tipo, equipo y estado, además de drag-and-drop. Una cita puede vincularse a cliente, lead, trabajo y responsable. Con Google Calendar conectado, el CRM crea o actualiza el evento externo.

• Haga clic en un horario vacío para crear una cita.
• Arrastre eventos para cambiar fecha/hora conservando la sincronización con Google Calendar.
• Use la vista Lista en móvil cuando la cuadrícula semanal sea demasiado ancha.

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Presupuestos

Cree el presupuesto desde cliente o lead e informe validez, ítems, impuesto, depósito y condiciones. Cada presupuesto recibe un enlace público seguro; tras enviarlo, el cliente puede revisarlo y aprobarlo en línea. Un presupuesto aprobado puede convertirse en trabajo.

• Revise valores y condiciones antes de enviarlo.
• El depósito solicitado queda registrado y puede evolucionar a cobro en línea.
• Los estados distinguen borrador, enviado, visto, aprobado y convertido.

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Trabajos

El Trabajo representa el servicio contratado. Guarda cliente, responsable, prioridad, período, dirección, instrucciones y checklist. Su objetivo es concentrar lo que el equipo necesita para ejecutar el servicio y luego facturarlo al concluir.

• Vincule gastos y horas trabajadas al trabajo para medir rentabilidad.
• Use checklist y adjuntos/fotos para documentación de campo.
• Actualice el estado de programado a en curso y completado según avance.

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Facturas y pagos

La Factura guarda ítems, impuestos, vencimiento, total, valor pagado y saldo. Puede enviarse por enlace público y, con Stripe conectada, Checkout es alojado por Stripe. El webhook confirma el pago y actualiza automáticamente saldo/estado.

• Pagos externos como efectivo, cheque o transferencia pueden registrarse en Finanzas.
• Nunca marque una factura como pagada solo por el retorno del navegador; use el webhook del gateway.
• Las facturas vencidas aparecen en aging para priorizar cobro.

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Finanzas

Finanzas consolida cuentas por cobrar, vencidos, cobrado este mes, gastos, costo de mano de obra, resultado de caja, aging y rentabilidad por trabajo. La rentabilidad usa ingresos facturados menos gastos vinculados, horas por costo/hora y costos internos de ítems.

• Use Gastos para materiales, combustible, estacionamiento y otros costos, vinculándolos al trabajo cuando sea posible.
• Defina el costo/hora de colaboradores para incluir mano de obra en job costing.
• Registre pagos externos en Finanzas para mantener consistente el historial de factura.

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Inbox

Inbox centraliza conversaciones de canales integrados. Los mensajes nuevos generan notificaciones. Las conversaciones Meta pueden responderse desde el CRM cuando los permisos son válidos; Google Local Services se sincroniza para seguimiento según las capacidades de Google Ads API.

• Conecte Meta en Apps para Facebook Messenger e Instagram profesional.
• Use la conversación para identificar el lead y no perder mensajes en Meta Business Suite.
• Active alertas del navegador solo en equipos autorizados.

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Integraciones

Abra Apps y seleccione Configurar. Google Calendar usa OAuth 2.0; Google Local Services usa OAuth de Google Ads API más Developer Token de plataforma; Google Ads Lead Forms usa webhook + google_key; Meta usa tokens y webhooks firmados; WhatsApp usa una instancia WhatsApp API por tenant conectada por QR Code; Stripe usa Secret Key y Signing Secret.

• Google Calendar: autorice una cuenta con escritura en el calendario elegido.
• Google Local Services: ingrese Customer ID y Manager Account ID cuando corresponda.
• Google Ads: copie la URL y Google key generadas por el CRM al formulario de leads.
• Meta: configure IDs/tokens solo en entorno seguro; la App de plataforma necesita permisos aprobados para cuentas de terceros.
• WhatsApp: Master configura URL/API Key de la infraestructura de WhatsApp; el tenant solo ve el QR de su propia instancia.
• SMTP: Master configura el servidor una vez para recuperación de contraseña, presupuestos, facturas y recordatorios.
• Stripe: registre el webhook de la empresa y mantenga las claves privadas.

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Idiomas y monedas

El Master define idiomas/monedas habilitados y asigna cada idioma a una moneda. Los tenants solo ven idiomas habilitados. Aplicar un idioma a toda la empresa también actualiza la moneda predeterminada según el mapeo. La página pública de planes usa el precio configurado en esa moneda.

• Portugués (Brasil) usa código interno pt y puede mapearse a BRL.
• English normalmente puede mapearse a USD.
• Español puede mapearse a EUR, USD u otra moneda habilitada.
• Si un plan no tiene precio en la moneda activa, el sistema no inventa conversión: informa que el precio debe configurarse.

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Admin Master

Admin Master controla tenants, pruebas, suscripciones, planes, idiomas, monedas y credenciales globales. Master puede entrar a un tenant en modo soporte sin conocer la contraseña del cliente y debe salir de la impersonación al terminar.

• Mantenga la cuenta Master separada de las cuentas de tenants.
• Desactive idiomas/monedas que no ofrecerá antes de publicar planes.
• Configure Google OAuth, Developer Token, Meta App, SMTP, WhatsApp API y Stripe de plataforma en Configuración Master.
• Nunca comparta la contraseña Master con clientes.

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Seguridad y producción

Antes de incorporar clientes reales, use HTTPS, APP_DEBUG=false, contraseña Master fuerte, backups automáticos, cron monitoreado y credenciales de producción. Los tokens externos se cifran en la base; .env no debe ser accesible desde la web. Los webhooks deben validar firma/clave antes de procesar datos.

• Meta requiere App configurada y permisos adecuados; cuentas de terceros normalmente requieren Advanced Access/App Review.
• Stripe debe usar el Signing Secret del endpoint correcto y la conciliación depende del webhook.
• Google OAuth Redirect URI debe coincidir exactamente con Google Cloud.
• Google Ads Lead Form webhook valida google_key y deduplica por lead_id.
• Haga backup de base y archivos antes de cada actualización.

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Privacidad y cumplimiento

Las integraciones deben usar el mínimo acceso necesario y coincidir con la Política de Privacidad pública de Filed OPS. Google OAuth usa calendar.events para eventos de agenda y adwords para Google Ads/Local Services. El uso de datos Google sigue la Google API Services User Data Policy, incluido Limited Use. Meta/WhatsApp requieren avisos, permisos y consentimientos adecuados; el cliente sigue siendo responsable de la base jurídica de los datos importados.

• Antes de publicar Google OAuth, mantenga Home, Política de Privacidad, Términos y dominio autorizado en filedopscrm.com y verifique la propiedad en Search Console.
• En Google Auth Platform declare solo permisos realmente usados y envíe la app a verificación cuando los permisos sensibles lo exijan.
• Use /eliminacion-de-datos como página pública de solicitudes; desconectar una integración detiene nuevas sincronizaciones pero no borra automáticamente datos ya importados.
• Para Meta/Facebook/Instagram, configure la URL pública de eliminación en el panel de la App y mantenga permisos aprobados para producción.
• Para WhatsApp, obtenga opt-in adecuado antes de iniciar mensajes y respete bloqueos/bajas.
• Nunca envíe tokens o secretos por correo ni los publique en documentación.