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Tutoriais completos do Filed OPS

Um guia passo a passo para configurar a empresa, treinar a equipe e operar do primeiro lead até o recebimento.

Entrar no CRM Abrir documentação técnica
Ordem recomendada de configuração 01 → 02 → 03 → 04 → 05 → 06 → 07

Para uma conta nova, siga esta sequência antes de colocar a equipe para trabalhar.

  1. Preferências da empresa
  2. Clientes
  3. Apps e integrações
  4. Solicitações
  5. Agenda
  6. Orçamento e Job
  7. Fatura e Financeiro
Como usar estes tutoriais

Siga a ordem na primeira implantação. Depois, use a busca ou o menu lateral para consultar somente o módulo necessário. As integrações que exigem credenciais globais mostram claramente o que é responsabilidade do administrador da plataforma.

Para o cliente

1. Configuração inicial da empresa

Faça esta configuração logo após o primeiro acesso. Ela define idioma, moeda, integrações e a forma como a equipe vai trabalhar.

Passo a passo

  1. Entre em Configurações e escolha o idioma da interface. Se você for Owner/Admin, marque para aplicar o idioma para toda a empresa.

  2. Confirme a moeda exibida para o idioma. A moeda disponível é definida pelo administrador da plataforma.

  3. Revise nome da empresa, fuso horário e dados do tenant. Se algo estiver incorreto, solicite ajuste ao administrador.

  4. Abra Apps e conecte os canais que sua empresa realmente usa. Não conecte integrações que não serão utilizadas.

  5. Defina o custo/hora dos colaboradores em Configurações para que a lucratividade por job seja calculada corretamente.

Dica

Antes de cadastrar muitos dados, faça um teste completo com um cliente fictício: Solicitação → Agenda → Orçamento → Job → Fatura → Pagamento.

Resultado esperadoConta pronta para operar com idioma, moeda e integrações coerentes.
Para o cliente

2. Clientes

O cadastro do cliente é a base do histórico comercial, agenda, jobs, orçamentos e faturas.

Passo a passo

  1. Clique em Criar → Cliente ou abra Clientes → Novo cliente.

  2. Informe nome, sobrenome, empresa, telefone e e-mail.

  3. Escolha o idioma preferido do cliente. Isso será usado como referência para comunicações.

  4. Pesquise o endereço no campo de endereço ou preencha manualmente cidade, estado/região, CEP e país.

  5. Adicione observações internas importantes e clique em Salvar cliente.

Dica

Evite duplicidade: antes de criar, pesquise por nome, telefone ou e-mail.

Resultado esperadoCliente disponível para agenda, orçamento, job, fatura e histórico.
Para o cliente

3. Solicitações e leads

Use Solicitações para registrar o que o potencial cliente precisa, mesmo antes de virar cliente ativo.

Passo a passo

  1. Crie manualmente em Criar → Solicitação ou deixe a solicitação chegar pelas integrações conectadas.

  2. Preencha contato, telefone/e-mail, serviço solicitado e mensagem.

  3. Acompanhe o status: novo, contatado, qualificado, agendado, orçamento enviado, ganho ou perdido.

  4. Quando fizer sentido, converta o lead em cliente e continue o fluxo para agenda/orçamento.

Dica

Use a Inbox para responder rapidamente aos leads que vieram de mensagens.

Resultado esperadoCada oportunidade fica registrada e rastreável até a venda ou perda.
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4. Agenda e agendamentos

A agenda organiza avaliações, visitas, serviços e responsáveis por horário.

Passo a passo

  1. Abra Agenda e clique em + Agendar ou clique diretamente em um horário livre na grade.

  2. Pesquise o cliente digitando pelo menos 3 letras e selecione o resultado correto.

  3. Defina responsável, título, tipo do compromisso, início, fim e endereço.

  4. Clique em Salvar agendamento. Se Google Agenda estiver conectado, o compromisso poderá ser sincronizado.

  5. Use os filtros por tipo, equipe e status e alterne entre mês, semana, dia e lista conforme a rotina.

Dica

Mantenha o endereço correto para facilitar deslocamento e histórico do atendimento.

Resultado esperadoEquipe sabe quem atende, onde, quando e qual serviço será realizado.
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5. Orçamentos

Crie propostas profissionais e acompanhe o processo até a aprovação.

Passo a passo

  1. Clique em Criar → Orçamento.

  2. Pesquise o cliente digitando pelo menos 3 letras.

  3. Defina título e validade do orçamento.

  4. Adicione os itens com descrição, quantidade, valor unitário e imposto quando aplicável.

  5. Inclua observações e condições comerciais e salve.

  6. Envie o orçamento pelos canais disponíveis e acompanhe enviado, visualizado, aprovado, recusado ou expirado.

Dica

Padronize descrições dos serviços para que o cliente entenda exatamente o que está incluído.

Resultado esperadoProposta registrada e pronta para virar Job após aprovação.
Para o cliente

6. Jobs e execução

O Job representa o serviço vendido e concentra execução, responsável, custos e histórico.

Passo a passo

  1. Crie o Job a partir de um orçamento aprovado ou manualmente em Criar → Job.

  2. Pesquise e selecione o cliente, informe título, tipo de serviço, prioridade e responsável.

  3. Informe datas/horários, endereço, instruções e observações internas.

  4. Durante a execução, atualize o status e registre horas/despesas relacionadas ao Job.

  5. Ao concluir, marque como concluído e siga para faturamento.

Dica

Quanto melhor o vínculo entre Job, timesheet e despesas, mais confiável será a lucratividade.

Resultado esperadoServiço com responsável, execução, custo e histórico centralizados.
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7. Faturas e cobrança

A fatura transforma o serviço realizado em contas a receber.

Passo a passo

  1. Abra Criar → Fatura ou gere a partir do fluxo do Job/Orçamento quando disponível.

  2. Pesquise o cliente, defina data de vencimento e os itens da cobrança.

  3. Informe descrição, quantidade, valor unitário, imposto e observações.

  4. Salve a fatura e envie o link ao cliente por e-mail ou WhatsApp quando os canais estiverem configurados.

  5. Acompanhe rascunho, enviada, visualizada, parcial, paga, vencida ou anulada.

Dica

Use vencimento real e mantenha pagamentos externos registrados para não distorcer o contas a receber.

Resultado esperadoCobrança rastreável com saldo, vencimento e status atualizados.
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8. Financeiro

O Financeiro reúne contas a receber, vencidos, pagamentos, custos, aging e lucratividade.

Passo a passo

  1. Abra Financeiro para conferir A receber, Vencido, Recebido no mês, Custos e Resultado de caixa.

  2. Use Aging de faturas para priorizar cobranças por tempo em atraso.

  3. Para pagamento feito fora da Stripe, escolha a fatura, informe valor e método e clique em Registrar pagamento.

  4. Confira Faturas em aberto, Pagamentos recentes e Lucratividade por Job.

Dica

Não use o painel financeiro como substituto da contabilidade fiscal. Ele é o controle operacional do CRM.

Resultado esperadoVisão clara de quanto a empresa tem para receber, quanto recebeu e quanto gastou.
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9. Despesas

Registre materiais, combustível, taxas e outros custos para enxergar o custo real dos serviços.

Passo a passo

  1. Abra Despesas e informe descrição, valor e data.

  2. Preencha categoria, fornecedor e código contábil quando aplicável.

  3. Relacione a despesa a um Job sempre que o custo pertencer a um serviço específico.

  4. Marque se é repassável ao cliente ou reembolsável ao colaborador.

  5. Clique em Salvar despesa.

Dica

Relacionar despesas ao Job melhora diretamente o relatório de margem.

Resultado esperadoCustos operacionais registrados e refletidos no financeiro e na lucratividade.
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10. Timesheets e custo de mão de obra

Controle o tempo trabalhado por colaborador e vincule horas ao Job.

Passo a passo

  1. Antes de usar, o Owner/Admin deve definir o custo/hora de cada colaborador em Configurações.

  2. Abra Timesheets, selecione o Job opcionalmente, descreva a atividade e inicie o cronômetro.

  3. Ao terminar, clique em Encerrar.

  4. Confira o histórico para validar colaborador, Job, início, fim e tempo total.

Dica

Peça à equipe para iniciar/parar o cronômetro no momento real da execução.

Resultado esperadoCusto de mão de obra conectado aos Jobs e à lucratividade.
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11. Inbox e atendimento

A Inbox centraliza conversas dos canais conectados para evitar mensagens esquecidas.

Passo a passo

  1. Conecte Meta e/ou WhatsApp em Apps.

  2. Abra Inbox e selecione uma conversa na coluna da esquerda.

  3. Leia o histórico, confira o contato e responda pelo mesmo canal quando suportado.

  4. Atribua e feche conversas conforme o atendimento for concluído.

Dica

Use a Inbox como caixa principal de atendimento para reduzir a dependência de abrir Meta ou WhatsApp separadamente.

Resultado esperadoAtendimento centralizado com histórico ligado ao lead/cliente.
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12. Pipeline, Marketing e Relatórios

Use esses módulos para acompanhar oportunidades e entender de onde vêm os resultados.

Passo a passo

  1. Pipeline: acompanhe os leads por estágio e priorize os que precisam de contato.

  2. Marketing: acompanhe origens/campanhas cadastradas e integrações de aquisição.

  3. Relatórios: use os dados registrados para analisar conversão, receita, despesas e desempenho.

Dica

Relatório bom depende de disciplina: lead sem origem, Job sem custo e fatura sem baixa geram indicadores errados.

Resultado esperadoGestão orientada por dados e não apenas por percepção.
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13. Conectar Google Agenda

O cliente autoriza a própria conta Google; as credenciais OAuth da aplicação são administradas pela plataforma.

Passo a passo

  1. Abra Apps → Google Agenda → Configurar.

  2. Clique em Conectar/Autorizar Google e faça login na conta que possui o calendário da empresa.

  3. Aceite as permissões solicitadas e retorne ao CRM.

  4. Crie um agendamento de teste e confirme se o compromisso aparece no calendário.

Depende do administrador da plataforma

O administrador da plataforma precisa configurar Client ID, Client Secret e Redirect URI no Master antes do cliente autorizar.

Resultado esperadoAgenda do CRM conectada à conta Google autorizada.
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14. Conectar Facebook e Instagram (Meta)

A integração recebe leads e mensagens das contas profissionais autorizadas.

Passo a passo

  1. Abra Apps → Meta → Configurar.

  2. Selecione Facebook Messenger ou Instagram Messaging e informe a conta/página conforme o fluxo disponível.

  3. Autorize a conta e valide se o status muda para conectado.

  4. Envie uma mensagem de teste e confirme que ela entra na Inbox.

Depende do administrador da plataforma

O App Meta, permissões, webhook e credenciais globais pertencem ao administrador da plataforma. Contas de terceiros podem exigir aprovação/Advanced Access na Meta.

Resultado esperadoMensagens e leads Meta entram no CRM e podem ser atendidos na Inbox.
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15. Google Local Services

Use esta integração quando a empresa recebe leads pelo Google Local Services Ads.

Passo a passo

  1. Abra Apps → Google Local Services → Configurar.

  2. Informe o Google Ads Customer ID da conta que possui o Local Services.

  3. Se a conta estiver dentro de uma MCC/Manager, informe também o Manager Account ID.

  4. Autorize a conta Google e aguarde a sincronização de leads/conversas pelo cron.

Depende do administrador da plataforma

O Master precisa ter OAuth Google e Google Ads Developer Token válidos.

Resultado esperadoLeads e conversas do Local Services disponíveis no CRM quando suportados pela conta/API.
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17. Stripe e pagamentos online

A Stripe permite gerar checkout de pagamento e confirmar automaticamente a baixa por webhook.

Passo a passo

  1. Abra Apps → Stripe → Configurar.

  2. Cadastre a Secret Key e o Webhook Signing Secret da conta Stripe do tenant, conforme a política da plataforma.

  3. Copie a URL de webhook mostrada pelo CRM e cadastre o endpoint na Stripe.

  4. Gere uma fatura de teste, abra o checkout e confirme se o pagamento atualiza o status da fatura.

Depende do administrador da plataforma

Nunca compartilhe Secret Keys por mensagem ou print. Use somente os campos protegidos do CRM.

Resultado esperadoPagamento online com conciliação automática da fatura.
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18. WhatsApp com WhatsApp API

A plataforma administra a WhatsApp API; o cliente apenas conecta o próprio número pelo QR Code.

Passo a passo

  1. Abra Apps → WhatsApp → Configurar/Conectar.

  2. Clique para gerar/atualizar o QR Code.

  3. No celular, abra WhatsApp → Dispositivos conectados → Conectar dispositivo e leia o QR Code.

  4. Aguarde o status mudar para conectado.

  5. Envie uma mensagem de teste para o número e confirme a conversa na Inbox.

Depende do administrador da plataforma

URL, API Key, engine e segredo de webhook da infraestrutura WhatsApp ficam somente no Master. O cliente nunca deve receber essas credenciais.

Resultado esperadoNúmero do cliente conectado ao CRM para receber e enviar mensagens pela Inbox.
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19. Plano, idioma e assinatura

O plano define os limites comerciais da conta e a página de preços acompanha o idioma/moeda liberados pelo Master.

Passo a passo

  1. Abra o menu do usuário → Plano e assinatura ou o card Plano da conta em Apps.

  2. Confira plano atual, período de trial e ciclo de cobrança.

  3. Ao alterar o idioma da empresa, confira a página de planos no idioma correspondente.

  4. A moeda e os preços disponíveis dependem das configurações globais e preços cadastrados pelo Master.

Dica

O sistema não deve inventar conversão cambial para planos sem preço cadastrado na moeda ativa.

Resultado esperadoCliente entende plano, idioma e moeda aplicados à conta.
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20. Rotina recomendada para a equipe

Um CRM só funciona quando a equipe registra o que realmente aconteceu.

Passo a passo

  1. Início do dia: conferir Inbox, solicitações novas e agenda.

  2. Antes do serviço: validar endereço, responsável e instruções do Job.

  3. Durante o serviço: usar Timesheet e registrar despesas vinculadas ao Job.

  4. Após o serviço: atualizar Job, emitir fatura e enviar cobrança.

  5. Fim do dia: revisar pendências de Inbox, faturas vencidas e pagamentos recebidos.

Dica

Não compartilhe senhas, tokens ou chaves de integração com colaboradores que não precisam delas.

Resultado esperadoOperação atualizada e informações confiáveis para decisões e cobrança.